Finalizado el ejercicio económico, y tras el periodo de registro contable, se impone la formulación y depósito de las cuentas anuales por aquellas entidades obligadas a cumplir dicho trámite.
Por lo que nos preguntamos: ¿Quiénes están obligados?:
- Las sociedades Anónimas, de responsabilidad limitada, en comandita por acciones,de garantía reciproca y las sociedades extranjeras con sucursal en España.
- Aquellos sujetos inscritos en el Registro Mercantil que no estando obligados al deposito y publicidad de las cuentas lo hacen voluntariamente, como las sociedades personalistas y los empresarios individuales.
Ahora bien la formulación y depósito de las cuentas lleva consigo varias fases y plazos:
- Formulación de las cuentas anuales: El plazo será de tres meses desde el cierre del ejercicio, por lo que en aquellos casos en que el cierre económico de la empresa coincida con el 31 de diciembre el plazo para la formulación del as cuentas finaliza el 31 de Marzo.
- Legalización de los libros contables: El plazo será de cuatro meses desde el cierre del ejercicio, por lo que en supuesto de que el cierre de la entidad tenga lugar el 31 de diciembre, ésta podrá legalizar los libros hasta el 30 de abril del siguiente año.
- Aprobación de las Cuentas Anuales: Para el deposito de las cuentas en el Registro Mercantil será requisito previo la aprobación de la misma por la Junta General Ordinaria, convocada al efecto , dentro de los seis primeros meses desde el cierre del ejercicio. En el supuesto que venimos viendo del que el cierre tenga lugar el 31 de Diciembre, el plazo para la aprobación de la cuentas no podrá exceder del 30 de junio.
- Depósito de Cuentas Anuales: El l depósitos de éstas en el Registro Mercantil, deberá efectuarse en plazo del mes siguiente a la celebración de la Junta General , por lo que para aquellas empresas cuyo ejercicio económico coincide con el año natural, el plazo finalizará el 30 de Julio.
Consecuencias de la no presentación o de la presentación de las Cuentas Anuales fuera de plazo.
En este supuesto distinguimos entre:
- La presentación fuera de plazo pero dentro del año, en cuyo caso no habrá sanción por parte del Registro Mercantil.
- Aquellos casos en que transcurrido un año desde el cierre del ejercicio no se han depositado las cuentas habiendo sido aprobadas, procediéndose al cierre provisional de la hoja registral con lo que no se podrá inscribir ningún documento hasta que se produzca el depósito, o se acredite la falta aprobación de las cuentas. Exceptuándose los títulos relativos: Al cese o dimisión de los administradores, gerentes, directores, o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes,la disolución de la sociedad , el nombramiento de liquidadores , así como los asientos ordenados por una autoridad judicial o administrativa.
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